+420 720 820 232/technická podpora: po–pá 9:00–17:00
GDPR

Informace o zpracování osobních údajů

Identifikace správce: VigilTech s.r.o., IČO: 23566353, se sídlem Vojtěšská 211/6, Nové Město, 110 00 Praha 1 („my“).

Kontaktní údaje správce: gdpr@vigiltech.com

V tomto dokumentu bychom Vás rádi seznámili s tím, jakým způsobem zpracováváme Vaše osobní údaje, jaké jsou účely zpracování, zákonnost zpracování, doba uložení či Vaše práva v souvislosti se zpracováním osobních údajů. Zpracování osobních údajů probíhá v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES („GDPR“).

Poskytujeme službu kybernetické bezpečnosti VICK („Služba“), a to i prostřednictvím webových stránek https://vigiltech.com („Webové stránky“). Službu poskytujeme výhradně podnikatelům (B2B), a proto je tento dokument určen zejména kontaktním osobám, zástupcům a zaměstnancům našich obchodních partnerů, zákazníků a dodavatelů („Vy“).

Na Webových stránkách může docházet také k ukládání souborů cookies, přičemž informace o užívání cookies a obdobných technologií jsou obsaženy v podrobném nastavení cookies lišty na Webových stránkách.

Upozornění: Tento dokument se vztahuje na zpracování osobních údajů, kde VigilTech s.r.o. vystupuje jako správce. Zpracování osobních údajů prováděné při poskytování Služby na zařízeních zákazníka (prostřednictvím softwarového agenta) je upraveno samostatnými Obchodními podmínkami pro poskytování Služby VICK („Obchodní podmínky“).

ARozsah osobních údajů

Níže jsme rozdělili zpracovávané osobní údaje do jednotlivých kategorií:

  • Identifikační údaje, jako jsou jméno, příjmení, pracovní pozice/funkce, název zaměstnavatele či zastupované společnosti, IČO a DIČ společnosti. Tyto údaje jsou potřebné pro identifikaci smluvní strany, uzavření a plnění smlouvy a komunikaci.
  • Kontaktní údaje, jako jsou e-mailová adresa, telefonní číslo, adresa sídla společnosti a doručovací adresa. Tyto údaje jsou potřebné pro komunikaci s Vámi, zasílání faktur a plnění smluvních povinností.
  • Údaje o smluvním vztahu a plnění, jako jsou číslo objednávky, zvolený tarif (Basic/Pro/Corporate), počet zařízení, datum uzavření smlouvy, doba trvání předplatného, platební metoda, faktury, hodnota objednávek, informace o úhradě, údaje potřebné pro vyřízení reklamací a dalších nároků.
  • Údaje o komunikaci, tj. informace o vzájemné komunikaci, jako jsou e-maily, záznamy z kontaktního formuláře, záznamy o telefonických hovorech a obsah komunikace v rámci technické podpory.
  • Údaje o užití Webových stránek, tj. informace o užití našich Webových stránek a Vašem chování na nich, jako jsou IP adresa, identifikátory zařízení, logy z HTTP protokolu, informace o prohlížeči, operačním systému a další podobné údaje.
  • Údaje z cookies, tj. údaje získané z cookies a obdobných technologií, které užíváme na Webových stránkách. Podrobnosti o konkrétních cookies a nástrojích naleznete v nastavení cookies na Webových stránkách.

BÚčely zpracování osobních údajů

Vaše osobní údaje jsou zpracovávány pro níže popsané účely zpracování. U každého účelu zpracování naleznete také rozsah zpracovávaných osobních údajů a dobu uložení osobních údajů.

1.Plnění vzájemného smluvního vztahu

Osobní údaje primárně zpracováváme, abychom splnili vzájemné smluvní povinnosti mezi Vámi (resp. společností, kterou zastupujete) a námi v souvislosti s poskytováním Služby VICK, a to na základě smlouvy, která vzniká akceptací Objednávky dle Obchodních podmínek. Součástí tohoto účelu je rovněž zasílání e-mailů o plnění vzájemného smluvního vztahu, informací o stavu Služby, fakturace a technická podpora.

Za tímto účelem zpracováváme Vaše Identifikační údaje, Kontaktní údaje, Údaje o smluvním vztahu a plnění a Údaje o komunikaci.

Právním základem pro toto zpracování je plnění smlouvy mezi Vámi a námi a nezbytnost učinit kroky na Vaši žádost před uzavřením smlouvy. V případě, kdy nejste přímo smluvní stranou (např. jste zaměstnancem nebo zástupcem zákazníka), je právním základem náš oprávněný zájem na plnění uzavřené smlouvy.

Údaje jsou zpracovány po dobu trvání smluvního vztahu a dále po dobu nezbytnou pro plnění povinností z takové smlouvy.

2.Kontaktní formuláře a obchodní komunikace

Na Webových stránkách se nachází kontaktní formulář a další komunikační kanály, prostřednictvím kterých nás můžete kontaktovat, například pokud máte zájem o Službu, potřebujete technickou podporu nebo se na nás obrátíte s jakýmkoliv dotazem.

V takovém případě zpracováváme Vaše Identifikační údaje, Kontaktní údaje a Údaje o komunikaci.

Právním základem pro toto zpracování je náš oprávněný zájem, který spočívá v zajištění vzájemné komunikace a vyřízení Vašich dotazů.

Osobní údaje budou zpracovány po dobu potřebnou pro vyřízení Vašeho dotazu, případně pro další účely, pokud jde o navazující plnění smlouvy.

3.Interní evidence, statistika a ochrana našich práv

Můžeme zpracovávat Vaše údaje za účelem vedení interních evidencí, zaznamenávání provedených plateb, tvorby statistických zpráv, ochrany našich práv a právních nároků, a pro zajištění, že se můžeme bránit proti Vašim případným nárokům.

Za tímto účelem zpracováváme Vaše Identifikační údaje, Kontaktní údaje, Údaje o smluvním vztahu a plnění a Údaje o komunikaci.

Právním základem pro toto zpracování je náš oprávněný zájem na vedení interní evidence, statistiky a ochraně našich práv.

Údaje jsou zpracovávány po dobu trvání promlčecích lhůt, což standardně bývá 10 let od vzniku případných událostí, od kterých se promlčení počítá.

4.Plnění právních povinností

Můžeme také zpracovávat Vaše osobní údaje, abychom splnili naše právní povinnosti, zejména v oblasti daňové a účetní. Ke každé objednávce musíme vystavit fakturu, evidovat si účetnictví, odvést daně apod. Současně potřebujeme být připraveni poskytovat součinnost státním orgánům, pokud k tomuto budeme povinni podle zákona.

Za tímto účelem zpracováváme Vaše Identifikační údaje, Kontaktní údaje a Údaje o smluvním vztahu a plnění, a to vždy v rozsahu, který vyžadují konkrétní právní předpisy.

Právním základem pro toto zpracování je plnění našich právních povinností.

Údaje jsou zpracovány po dobu stanovenou právními předpisy. Například v oblasti účetnictví a daní je tato doba až 10 let, a to s ohledem na možné kontroly.

5.Marketing a reference

Vaše osobní údaje (resp. údaje o společnosti, kterou zastupujete) můžeme využívat k tomu, abychom umístili obchodní firmu, logo nebo ochrannou známku Vašeho zaměstnavatele/společnosti na naše Webové stránky do sekce referencí a užívali je jako referenci v našich nabídkách a na sociálních sítích. Dále Vám můžeme zasílat nabídky našich služeb a informace o novinkách.

Za tímto účelem zpracováváme Vaše Identifikační údaje (pokud jsou známy) a Kontaktní údaje.

Právním základem pro toto zpracování je:

  • náš oprávněný zájem, který spočívá v přímém marketingu a budování referencí, a to za předpokladu, že jste naším zákazníkem a neodmítli jste zasílání obchodních sdělení;
  • smluvní ujednání dle Obchodních podmínek, na základě kterého je Dodavatel oprávněn užívat obchodní označení Objednatele jako referenci;
  • Váš souhlas, a to za předpokladu, že se přihlásíte k odběru našeho newsletteru prostřednictvím Webových stránek.

Vaše osobní údaje budeme zpracovávat po dobu, dokud nám zasílání obchodních sdělení neodmítnete, což můžete učinit v každém jednotlivém e-mailu, nebo po dobu trvání smluvního vztahu (v případě referencí).

6.Provoz Webových stránek a bezpečnost

Vaše osobní údaje zpracováváme pro zajištění fungování Webových stránek a zajištění jejich bezpečnosti. Zpracování Vašich osobních údajů tak může sloužit také k tomu, aby Webové stránky fungovaly tak, jak očekáváte, vše se správně zobrazovalo a jejich procházení bylo bezpečné.

Za tímto účelem zpracováváme Vaše Údaje o užití Webových stránek a Údaje z cookies.

Právním základem pro toto zpracování je náš oprávněný zájem na řádném fungování a bezpečném provozu našich Webových stránek.

Údaje jsou zpracovávány zpravidla po dobu Vaší návštěvy na Webových stránkách, nanejvýše po dobu 1 roku od jejich získání. Osobní údaje související s cookies jsou zpracovávány do odvolání Vašeho souhlasu, ale v každém případě nejvýše po dobu stanovenou u jednotlivých cookies.

7.Analýza návštěvnosti Webových stránek (analytika)

Vaše osobní údaje zpracováváme pro porozumění způsobu, jakým návštěvníci užívají naše Webové stránky. V rámci tohoto účelu tak můžeme monitorovat návštěvnost Webových stránek, optimalizovat je a obecně učinit návštěvu přívětivější.

S Vaším souhlasem za tímto účelem můžeme zpracovávat Údaje z cookies, které nám usnadňují učinit podrobnější analýzy návštěv Webových stránek (analytické cookies), kdy při tomto mohou být Vaše osobní údaje rovněž předávány třetím stranám.

Právním základem pro zpracování je Váš souhlas, který jste udělili přes cookies lištu.

Osobní údaje související s cookies jsou zpracovávány do odvolání Vašeho souhlasu, ale v každém případě nejvýše po dobu stanovenou u jednotlivých cookies na Webových stránkách.

CSdílení osobních údajů

Vaše osobní údaje mohou být sdíleny s následujícími příjemci:

  • společnosti podílející se na poskytování Služby VICK, a to v rozsahu nezbytném pro plnění smlouvy;
  • poskytovatelé účetních a fakturačních systémů a externí účetní;
  • osoby spolupracující s námi na základě smlouvy o spolupráci nebo obdobné dohody;
  • poskytovatelé CRM systému a nástrojů pro správu obchodních vztahů;
  • poskytovatelé e-mailových a komunikačních služeb, včetně systému pro rozesílku obchodních sdělení;
  • poskytovatelé cloudového úložiště a infrastruktury;
  • poskytovatelé analytických nástrojů pro Webové stránky (na základě Vašeho souhlasu s cookies);
  • orgány státní správy, které zajišťují správu v oblasti daní a kontroly účetnictví, případně další orgány, které nás k předání osobních údajů vyzvou v rámci účelu „Plnění právních povinností“, pokud jsme k tomuto povinni na základě příslušné legislativy (zejména orgány finanční správy, policejní orgány a soudní orgány).

Pokud sdílíme Vaše osobní údaje se správci a zpracovateli ve třetích zemích (mimo EHP), činíme tak jen v případě, kdy tyto osoby naplňují dostatečné záruky stanovené dle čl. 44 a násl. GDPR, zejména na základě rozhodnutí Evropské komise o odpovídající úrovni ochrany, standardních smluvních doložek nebo jiných vhodných záruk.

DVaše práva při zpracování a možnost jejich výkonu

Máte právo (i) požadovat přístup k Vašim osobním údajům; (ii) odvolat Váš souhlas; (iii) požadovat opravu Vašich osobních údajů; (iv) požadovat výmaz Vašich osobních údajů; (v) požadovat omezení zpracování Vašich osobních údajů; (vi) požadovat přenositelnost Vašich osobních údajů; (vii) uplatnit námitku proti zpracování Vašich osobních údajů; nebo (viii) uplatnit stížnost u příslušného dozorového úřadu.

Ve všech otázkách souvisejících se zpracováním Vašich osobních údajů, ať už se jedná o otázku, výkon práv, zaslání stížnosti k našim rukám apod., se můžete obracet prostřednictvím e-mailu uvedeného v úvodu tohoto dokumentu.

Právo na přístup

Máte právo získat od nás potvrzení, zda zpracováváme Vaše osobní údaje či nikoli. Pokud Vaše osobní údaje zpracováváme, máte současně právo požadovat přístup k informacím o účelu a rozsahu zpracování, příjemcích údajů, době zpracování, právu na opravu, výmaz, omezení zpracování a podání námitky proti zpracování, právu podat stížnost u dozorového úřadu a o zdrojích osobních údajů (tyto informace již jsou uvedeny v tomto dokumentu). Stejně tak nás můžete požádat o kopii zpracovávaných osobních údajů. První kopii poskytujeme bezplatně, další již mohou být zpoplatněny. Rozsah poskytnutých údajů může být omezen tak, aby nedošlo k zásahu do práv a svobod jiných osob.

Právo odvolat souhlas

Máte právo kdykoli odvolat souhlas se zpracováním osobních údajů. Odvolání souhlasu však nemá vliv na oprávněnost zpracování před odvoláním takového souhlasu, a nepovede ani k ukončení zpracování osobních údajů, které jsou zpracovávány na jiném právním základě.

Právo na opravu

Máte právo požadovat od nás opravu nepřesných osobních údajů, které se Vás týkají. Podle účelu zpracování můžete mít také právo na doplnění neúplných osobních údajů, a to i poskytnutím dodatečného prohlášení.

Právo na výmaz (právo být zapomenut)

Máte právo požadovat výmaz Vašich osobních údajů, a to v případech, kdy: Vaše osobní údaje již nepotřebujeme pro účely, pro které byly získány či zpracovávány; odvoláte souhlas, na základě kterého byly osobní údaje zpracovány, a neexistuje žádný další důvod pro jejich zpracování; vznesete námitku proti zpracování a neexistují další převažující důvody pro zpracování, popř. vznesete námitku proti zpracování za účelem přímého marketingu; osobní údaje jsou zpracovávány v rozporu s právními předpisy. Toto právo však nemůžete uplatnit v případě, kdy je zpracování potřebné pro splnění našich právních povinností či pro určení, výkon či obhajobu právních nároků.

Právo na omezení zpracování

Máte právo požadovat omezení zpracování Vašich osobních údajů, a to v případech, kdy: popíráte přesnost Vašich osobních údajů (v takovém případě můžete požadovat omezení zpracování do doby ověření přesnosti osobních údajů); zpracování je v rozporu s právními předpisy a místo výmazu budete požadovat omezení zpracování; Vaše osobní údaje již nepotřebujeme pro účely, pro které byly získány či zpracovávány, avšak Vy je požadujete pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků; vznesli jste námitku proti zpracování osobních údajů (v takovém případě můžete požadovat omezení zpracování do doby ověření, zda naše oprávněné zájmy převažují).

Právo na přenositelnost

Máte právo získat kopii Vašich osobních údajů, které zpracováváme automatizovaně na základě Vašeho souhlasu nebo pro splnění smlouvy. Tyto údaje předáme v běžně používaném a strojově čitelném formátu Vám či Vámi určenému správci, pokud to je technicky proveditelné. Rozsah poskytnutých údajů může být omezen tak, aby nedošlo k zásahu do práv a svobod jiných osob.

Právo na námitku

Máte právo vznést námitku proti zpracování Vašich osobních údajů, které zpracováváme na základě našeho oprávněného zájmu. Vaše údaje přestaneme zpracovávat, pokud neexistují další převažující důvody pro zpracování či pokud není zpracování potřebné pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků, popř. pokud vznesete námitku proti zpracování za účelem přímého marketingu.

EPrávo podat stížnost

Vedle možnosti uplatnění práv u naší společnosti také můžete podat stížnost u příslušného dozorového úřadu, kterým je Úřad pro ochranu osobních údajů sídlící na adrese Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, webové stránky: www.uoou.cz.

FAutomatizované rozhodování

V rámci zpracování Vašich osobních údajů jako správce nedochází k automatizovanému rozhodování ani profilování ve smyslu čl. 22 GDPR, které by mělo pro Vás právní účinky nebo by se Vás obdobným způsobem významně dotýkalo.

GZdroje osobních údajů

Vaše osobní údaje získáváme primárně přímo od Vás, a to v rámci uzavírání a plnění smlouvy, komunikace prostřednictvím kontaktního formuláře, e-mailu nebo telefonu, a při Vaší návštěvě Webových stránek.

V některých případech můžeme Vaše osobní údaje získat také od třetích stran, typicky od Vašeho zaměstnavatele nebo společnosti, kterou zastupujete, pokud Vás tato osoba označí jako svou kontaktní osobu v rámci uzavření smlouvy o poskytování Služby. V takovém případě zpracováváme Vaše Identifikační údaje a Kontaktní údaje, a to na základě našeho oprávněného zájmu na plnění uzavřené smlouvy. O zpracování Vašich osobních údajů Vás informujeme nejpozději do jednoho měsíce od jejich získání.

HZměny těchto informací o zpracování

Jsme oprávněni tyto informace o zpracování čas od času měnit, proto je prosím pravidelně kontrolujte. Jakékoli změny tohoto dokumentu zveřejníme na našich Webových stránkách.

Tento dokument je účinný od 1.1.2026.